Entah kenapa rasanya kusut banget di pikiranku saat ini. Mirip benang yang awut-awutan ngga jelas. Banyak masalah yang datang di saat yang bersamaan. Bingung juga mau disampaikan kemana ‘buntelan benang’ ini. Semuanya ada permasalahan masing-masing. Jadi menulis mungkin setidaknya bisa mengeluarkan sebagian kecil uneg-uneg yang membekap. Kebetulan, blog ini terakhir di update ngga kurang dari 5 bulan yang lalu. Lama juga rupanya aku ngga menulis.
Benar atau tidak, mungkin ada hubungannya permasalahan-permasalahan saat ini dengan tugas baruku. Sekitar awal Maret 2013 ini, aku dipindahkan ke bagian Tata Usaha (TU), bagian yang sangat administratif dan memiliki pekerjaan rutin yang kompleks. Sebelumnya, bagian itu dihuni oleh staf yang kini sudah pindah ke unit lain. Staf tersebut memang cekatan kerjanya, mungkin karena sudah cukup lama juga bergelut dengan bidang ketata usahaan.
Terkadang, aku juga suka membandingkan antara aku dengannya. Jika dia bisa bekerja ‘sendiri’ dengan beban kerja yang kompleks dan pressure yang tinggi, kenapa aku ngga bisa? Memang sih, aku baru sekitar 3 bulan berada disana, masih banyak pekerjaan yang tercecer dan belum terselesaikan. Masih banyak belajar, masih banyak yang belum tahu.
Aku, tak ubahnya seperti aku yang dulu. Yang menyederhanakan masalah yang kutemui. Yang tak suka bila masalah itu melebar dan tak fokus. Ya itulah aku. Bila diaplikasikan ke dalam pekerjaan, beberapa ‘peninggalan’ metode dari ‘yang lama’ telah aku tinggalkan. Dengan metode sendiri, yang dikerjakan sendiri, mudah-mudahan lebih memudahkan aku. Walau pada kenyataannya belum memenuhi ekspektasi yang aku perkirakan.
Mungkin orang-orang di luar sana banyak yang merendahkan pekerjaan ini, atau underestimate istilahnya. Begitupun dengan aku dulu, sebelum dipindahkan ke tempat yang sekarang. “Apa sih kerjaan di TU? Gitu-gitu aja kan, surat-surat aja kan?” pikirku dulu. Simpel dan meremeh-temehkan pekerjaan yang satu ini, kendati belum pernah menjalaninya.
Dan waktu terus berjalan. Roda pun berputar. Dan aku dipindah kesana seiring perubahan yang terjadi di kantor. Entah apa yang melatarbelakangi kepindahanku kesana. Pada awalnya aku hampir menolak untuk dipindahkan, setelah berpikir tenang, aku ambil kesempatan ini. Hitung-hitung untuk mencari perubahan setelah sekitar 4 tahun berputar-putar dalam tugas yang sama.
Belajar mengenai hal yang baru itu sesuatu yang menjenuhkan sekaligus menyenangkan. Setiap hari berteman dengan surat. Surat masuk yang bermacam-macam jenis dan asalnya, bila sekali datang bisa mencapai puluhan surat. Entah itu dari TU Biro lain, TU Pimpinan, TU Departemen, surat dengan diantar langsung, dll. Setelah tiba, surat-surat itu ditempelkan kertas disposisi untuk kemudian diserahkan kepada pimpinan. Setelah pimpinan memberikan instruksi melalui kertas tersebut, kemudian di register.
Dulu, surat-surat masuk itu di register di sebuah buku tebal. Pada suatu waktu, aku sedang mencari disposisi suatu surat yang urgent. Mencarinya setengah mati di buku tebal itu. Bukan hal yang mudah. Setelah dapat nomor surat yang dimaksud, kemudian diteruskan dengan mencari di filing surat. Sekali lagi bukan hal yang mudah, terlebih bila ditunggu oleh si peminta surat tersebut, terlebih lagi bila susunan surat di filing acak-acakan dan tidak sistematis. Kini, atas dasar berbagai pertimbangan, aku lebih memilih untuk meng-input surat masuk dengan menggunakan komputer.
Setelah di input, kemudian kertas disposisi itu di register. Kemudian dipilah-pilah sesuai dengan kemana ditujukannya arahan dan perintah pimpinan. Jika terdapat dua atau lebih tujuan surat yang akan dikirimkan, maka harus diperbanyak terlebih dahulu sesuai dengan jumlah tujuan suratnya. Kemudian surat-surat itu pun dikirimkan. Done.
Hal yang berikutnya adalah agenda. Jumlahnya memang tak sebanyak surat masuk, tetapi ada saja hampir setiap harinya. Baik itu yang mendadak, mendesak ataupun masih lama untuk dihadiri. Agenda untuk keseluruhan bagian-bagian dan agenda pimpinan. Formatnya sama seperti surat masuk, hanya saja yang membedakannya adalah agenda berbentuk seperti undangan yang harus dihadiri. Proses inputnya pun aku samakan seperti surat masuk, tapi dengan format register yang berbeda.
Khusus untuk agenda pimpinan, aku juga tulis di whiteboard di ruang pimpinan secara update. Sekarang, setiap sore aku malah harus me-rekapitulasi agenda pimpinan untuk disampaikan ke TU Pimpinan. Memang sih sering terlewat untuk dibuat dan sering ditegur TU Pimpinan -___-.
Kemudian tentang penomoran surat keluar. Setiap hari juga hampir ada saja pegawai yang meminta penomoran surat keluar dengan berbagai kepentingan. Entah untuk surat tugas, surat biasa, keuangan, pribadi, kedinasan, laporan, dll. Rata-rata para pegawai ini meminta segera untuk dibuatkan penomoran. Mau cepat dan terkadang ada yang sambil ngedumel dan marah-marah L
Rekapitulasi ketidakhadiran pegawai dalam seminggu sering menjadi hal yang telat untuk dibuat. Biasanya ketika waktu sudah hampir menunjukkan jam pulang kantor, baru hal tersebut dapat dilakukan. Merekap seluruh data pegawai mulai dari sakit, izin, dinas luar dengan data-data yang bertebaran menjadi masalah.
Terlebih bila rekap tersebut berdekatan dengan pencairan uang tunjangan. Repotnya kemana-mana. Mulai dari yang komplen karena kepentingannya terlewat untuk kurekap, sampai orang yang bersangkutan telat untuk menyerahkan data-data absensinya. Tak jarang aku berujung emosi.
Tentang kenaikan pangkat adalah tugas TU berikutnya yang terkadang sering terlewatkan. Data-data yang belum komprehensif untuk kumiliki sekarang adalah salah satu kendalanya. Terlebih bila pimpinan meminta dibuatkan laporan tentang itu. Data-datanya dimana aku tak tahu.
Hal-hal lainnya yang juga harus dilakukan adalah menyiapkan ruang rapat, terkadang juga menjadi notulen rapat, membuat surat undangan rapat dan mengirimkannya ke berbagai tujuan, menyiapkan keperluan pimpinan dengan bermacam-macam kendala yang menyertainya.
Jika sebagian diantara tugas-tugas tersebut ada yang harus dikerjakan dalam waktu yang bersamaan dan diminta segera, rasanya membuat kepala ini mau berasap. Terlebih bila aku sendiri juga sedang ada masalah pribadi. Entah sampai sekarang aku belum menemukan titik solusinya. TU, antara kuantitas dan kesegeraan.
Bekasi, Sabtu, 25 Mei 2013, 11.45 WIB
madchocolate 